Cilj naših radionica je olakšati vođenje, optimizirati procese, pratiti zalihe, raditi planove broja zaposlenika u određenom periodu u danu na temelju prikupljenih podataka, lakše planirati nabavu i prilagoditi promjene gdje je potrebno na temelju uspješnosti poslovanja.
Radionice smo podijelili na analitiku i kontrolu.
Analitika i kontrola nam predviđaju rizik i daju opciju donošenja pravovremenih odluka te omogućuju ostvarivanje kontrole kvalitete usluge raznim provjerama i pronalaženje mogućeg curenja financija.
Nekad se u ugostiteljstvu sve vodilo na način da su se zalihe i stanja pisale po papirima, pogledalo bi se skladište pa na temelju pregleda bi se radio popis nabave, smjene su se slagale na temelju osjećaja i predviđanja iz prošlog iskustva.
Rezultat takvih načina je bio netočno stanje zaliha, gomilanje djela artikala i istovremeno manjak drugog dijela artikala. Višak konobara u smjeni kad nema posla ili manjak kad su “špice”.
Naravno takvi načini najčešće rezultiraju nervozom, kaosom i “plivanjem konobara”.
Uz pomoć raznih alata i softvera sada je puno jednostavnije, brže i točnije pratiti zalihe i prodaju.
Prednosti možemo vidjeti iz kuta djelatnika, voditelja i vlasnika.
Djelatnici ne moraju raditi ručne unose, pratiti koja roba nedostaje, ostati usred smjene bez nekog artikla iz ponude. Uz predviđanja će se lakše složiti raspored i konobari će dobiti ispomoć u pravom vremenu te će se moći koncentrirati na što bržu i veću prodaju.
Voditelj lakše detektira curenje financija, predviđa potrebu za pojačavanjem smjene i prati kvalitetu usluge.
Vlasnik može usporediti nabavne cijene različitih dobavljača i tražiti najpovoljnije, predvidjeti potrebu za nekim asortimanom u dužem periodu, izračunati zaradu na osnovu svih prihoda i rashoda.
Navest ćemo neke od ispisa, izvještaja i alata uz pomoć kojih možemo uspoređivati, planirati i predvidjeti rizik.
Jedan od alata koji koristimo u usporedbama s prošlim periodom je mobilna aplikacija.
Ona nam prikazuje osim prometa u realnom vremenu i podatke po satima, danima i mjesecima te možemo na osnovu tih podataka predvidjeti prodaju za određene dane ili potražiti uzrok pada/porasta prodaje.
Što od tih podataka vidimo u mobilnoj aplikaciji?
Mobilna aplikacija analitika
10 najprodavanijih artikala
Prikazuje nam što je najprodavanije pa možemo povećati zalihe, istaknuti ponudu te nuditi proizvode u skladu s potrebama kupaca.
Usporedba s prošlom godinom
Omogućuje nam praćenje trendova porasta prometa u određenim satima, danima i mjesecima te planiranje i predviđanje.
Porast/pad prodaje
Pravovremeno uočavanje pada ili porasta u odnosu na podatke iz prošlih perioda.
Promet po satima (potreba za pojačanjem smjene)
Pokazatelj u kojim satima imamo povećan promet pa možemo planirati raspored prema stvarnoj potrebi.
Trenutno stanje skladišta - nabava
Vidimo trenutno stanje zaliha pa možemo na vrijeme reagirati.
Realizacija popusta
Omogućuje nam kontrolu i isplativost popusta bilo da se radi o unaprijed postavljenim loyalty programima ili o ručno dodijeljenom popustu.
Uz mobilnu aplikaciju nije potrebno raditi dublje analize i tablice koje iziskuju vrijeme.
U realnom vremenu vidimo na jednom mjestu trenutno stanje uspoređeno sa stanjem iz prethodnog perioda.
U programskom rješenju imamo razne izvještaje vezano uz ulaz robe:
Ulaz po artiklima za asortiman određenog dobavljača
Izvještaj je moguće ispisati po artiklu, broju ulaza, dobavljaču.
Ulazne cijene
Nabavne cijene artikala moguće je ispisati po dobavljačima.
Rabat dobavljača
UFA podaci (porez ulaznih artikala)
EXCEL podaci - primke
U excel podacima kroz pivot tablicu koja je unaprijed pripremljena možemo ispisati ulaz unutar nekoliko lokala ili za cijelu firmu i provjeriti neku srednju cijenu ulaza unutar traženog perioda.
Na osnovu ovih izvještaja možemo usporediti koji dobavljač nam je najpovoljniji za određeni asortiman. Nekad sama cijena ulaznog artikla nije najpovoljnija ako uzmemo u obzir i ostale parametre.
Osim nabave i ulazne cijene artikla po dobavljačima uz pomoć alata “atributi” u programskom rješenju možemo ispisati i prodaju artikala po atributu. Atribut može biti grupa, dobavljač, linija proizvoda i slično.
To nam omogućuje da vidimo ostvarenu prodaju određenog asortimana dobavljača.
Izvještaj zarada po artiklima nam nudi podatak marže i zarade sa ukalkuliranom cijenom normativa pojedinog artikla:
Broj osoba za stolom - prometniji stolovi u lokalu
Osim analize prodaje i nabave uveli smo i takozvane pametne stolove.
Na osnovu upisa broja ljudi za stolom moguće je ispisati izvještaj najprometnijeg stola u baru u nekom periodu.
Kod kontrole nam je najvažniji alat mobilna aplikacija. Vezano uz provjeru ona nam nudi niže navedene obavijesti i radnje.
Mobilna aplikacija kontrola
Obavijest za storno, ispis totala, popust
Imamo mogućnost uključivanja mobilne notifikacije za svaku od navedenih radnji.
Radnje korisnika
Radnje korisnika ne prikazuju samo izdane račune već svaku radnju na blagajnu kao što su i ulazak ili izlazak iz blagajne, otvaranje stola, pregled totala.
Trenutno stanje
Vidimo zalihu bez da radimo obrade prometa.
Pregled računa uživo
Možemo provjeriti i usporediti stavke računa sa artiklima na tacni.
Blic inventure
Svakodnevna provjera robe
Osim provjere u mobilnoj aplikaciji uvijek je dobro raditi i blic inventure, odnosno izbrojati 10 najprodavanijih artikala u baru i usporediti ih s trenutnim stanjem aplikacije.
Kontrola komunikacije vanjski konobar-šank-kuhinja
Kitchen Display
Da bi izbjegli dogovore na relaciji kuhinja - šank - vanjski konobar Kitchen Display je dobro rješenje jer eliminira usmene predaje, pisanje po papirićima i vodi stanje i izlaz robe.
Pregled totala
Zabrana pregleda i ispisa totala
Raznim opcijama ovlasti i ograničavanjem istih imamo mogućnost lakše kontrolirati stanje.
Zabranom samog pregleda totala izbjegava se mogućnost provjera i namještanja dnevnog prometa. Konobar mora pratiti “tip” i odvajati ga kako bi mu promet u novčaniku uvijek bio točan. Nema mogućnost izbrojati novčanik i podešavati promet dok mu netko tko ima ovlasti ne dopusti.
Ukoliko ima i potrebe za uvidom u total kroz radnje korisnika možemo popratiti koliko puta u danu konobar pregledava svoj total i na taj način doći do zaključka radi li se o prevelikom broju pregleda.
Da bi imali kontrolu nad zalihama preporuka je uvesti dnevne i tjedne zadatke.
Dnevni zadaci
Pratiti svaki dan:
Obračun - trenutno stanje robe, raditi blic provjere nekoliko najprodavanijih artikala.
Preporuka je upisivati inventure u popisano stanje i na taj način pratiti razlike na dnevnoj bazi.
Da bi lakše radili dnevne provjere možemo odvojiti skladište od robe u šanku. Roba u skladištu treba biti izbrojana na tjednoj bazi pa se prati samo izlaz.
Popis robe na kraju dana na taj način možemo napraviti samo u šanku.
Osim odvajanja skladišta i šanka možemo odvojiti različita skladišta za piće, hranu, trgovačku robu, koktele.
Tjedni zadaci
Usklađivanja - tjedno ili dnevno
Preporuka je uskladiti manjkove i viškove nastale nesrazmjerom normativa.
Sravnjenja - tjedno
Osim propisanog stanja koje se radi na dnevnoj bazi tjedno treba upisati inventuru i nakon usklade razlika uskladiti stanje tako da u programu dobijemo realno stanje bara.
Postupak - dnevne inventure
Postupak - tjedna inventura
Postupak godišnja ili polugodišnja inventura
U provjerama većih perioda najkorisniji izvještaj je rekapitulacija robno materijalnih kartica. Izvještaj pokazuje zalihu na početku odabranog perioda, sve ulaze, sve izlaze i stanje na kraju odabranog perioda.
Razliku po artiklima je jednostavno izračunati u excel ispisu izvještaja primjenom formule u dodatnom retku.
U formuli treba koristiti financijske vrijednosti zaliha + ulaz - izlaz - stanje. Ukoliko izračun formule nije 0, provjeravaju se skladišne i materijalne kartice artikla.
Potrebno je artikl izvaditi iz minusa po kartici da ne dolazi do financijskih razlika na izvještaju.
Ako se na inventurama često javljaju razlike nekoliko je najčešćih uzroka.
Razlike - detekcija problema
Manjkovi/viškovi
Provjera normativa - je li postavljeni normativ prevelik ili premali
Artikl - koristi se u
Provjera ulaza - materijalna ili skladišna kartica artikla
Je li prevelik period bez ulaza artikla.
Datum primki
Ukoliko artikl ulazi u minus provjeriti upisuje li se datum primke ili datum dostavnice
Zašto smo istaknuli ove dvije stvari kao ključne?
Nakon provedenih preko 15 godina u ugostiteljskim djelatnostima zaključak je da se uvijek ponavljaju isti problemi unatoč različitim ponudama objekta, tipovima barova i pozicijama poslovnih prostora.
Uočena dobra praksa koju se primjenjivala je uvijek bila analiza podataka, mogućnost predviđanja i smanjivanje nepotrebnog troška.
Uz navike redovite kontrole smanjuju se financijski gubici, a uz redovnu analitiku otvara nam se mogućnost smanjenja rizika, prepoznavanje potreba, predviđanje potrebnih resursa i zaliha.
Iako se na početku novih procesa čini kao da se povećava obujam poslova i zadataka ovakav način rada štedi i vrijeme i novac ukoliko ih se redovito pridržavamo.
